Wijziging validatietermijnen vanaf 1 juni 2025

Op 1 juni 2025 worden de dienstencheques volledig digitaal. Gebruikers beheren deze elektronische dienstencheques in een online portefeuille. Voor wie moeite heeft om in te loggen op die online omgeving is er een alternatieve oplossing voorzien via e-mail of via brief en telefoon. 

Dit betekent dat er twee groepen dienstenchequesgebruikers zullen ontstaan:

• gebruikers die hun dienstencheques beheren in hun online portefeuille;
• gebruikers die een beroep doen op de alternatieve oplossing.  

Voor beide groepen gebruikers gelden er vanaf 1 juni 2025 nieuwe validatietermijnen voor het (automatisch) valideren van de prestaties. De termijnen verschillen ook tussen de beide groepen.

In deze e-mail leggen we gedetailleerd de verschillende validatietermijnen uit bij het ingeven van prestaties vanaf 1 juni 2025 . We verduidelijken dit met behulp van diverse scenario’s en flowcharts. 

Tot slot lichten we ook de wijzigingen van de registratietermijn voor prestaties en de Job Tracker 2.0 toe. 

Prestaties ingeven voor gebruikers die hun dienstencheques via hun online profiel beheren (in voege vanaf 1/6/2025)

1.  Werknemer geeft prestaties in (zie flowchart 1):

• De validatietermijn van de gebruiker is 5 werkdagen. 
• De validatietermijn van de onderneming is 5 werkdagen. 

Wat als één of meerdere partijen niet valideert? 

• • Heeft de gebruiker gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er geen validatie door de onderneming binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 5 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er een validatie door de onderneming binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 5 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er geen validatie door de onderneming binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 5 werkdagen.

2. Onderneming geeft prestaties in (zie flowchart 2):

• De validatietermijn van de werknemer is 5 werkdagen.
• De validatietermijn van de gebruiker is 5 werkdagen.

Wat als één of meerdere partijen niet valideert? 

• • Heeft de gebruiker gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er geen validatie door de werknemer binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 5 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er een validatie door de werknemer binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 5 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er geen validatie door de werknemer binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 30 kalenderdagen.
    In dit geval krijgt de gebruiker een eerste herinneringsmail toegestuurd op kalenderdag 10 en een tweede op kalenderdag 20.

Wat als de gebruiker na de eerste 5 werkdagen toch valideert? 

Als de gebruiker toch nog na de eerste 5 werkdagen valideert, zal de validatie van de prestatie meteen gebeuren. Bijvoorbeeld: de gebruiker valideert op kalenderdag 15, dan is de prestatie gevalideerd op kalenderdag 15. 

Prestaties ingeven voor gebruikers die een beroep doen op de alternatieve oplossingen om hun dienstencheques te beheren (in voege vanaf 1/6/2025)

1.  Werknemer geeft prestaties in (zie flowchart 3):

• De validatietermijn van de gebruiker is 10 werkdagen. Valideert de gebruiker (al) binnen 5 werkdagen, dan wordt de prestatie binnen 5 werkdagen gevalideerd.
• De validatietermijn van de onderneming is 5 werkdagen.

Wat als één of meerdere partijen niet valideert? 

• • Heeft de gebruiker gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er geen validatie door de onderneming binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 5 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker gevalideerd na meer dan 5 werkdagen, maar wel nog steeds binnen 10 werkdagen EN is er geen validatie door de onderneming binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch onmiddellijk gevalideerd.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 10 werkdagen EN is er een validatie door de onderneming binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 10 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 10 werkdagen EN is er geen validatie door de onderneming binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 10 werkdagen.

2. Onderneming geeft prestaties in (zie flowchart 4):

• De validatietermijn van de gebruiker is 10 werkdagen. Valideert de gebruiker (al) binnen 5 werkdagen, dan wordt de prestatie binnen 5 werkdagen gevalideerd.
• De validatietermijn van de werknemer 5 werkdagen.

Wat als één of meerdere partijen niet valideert?

• • Heeft de gebruiker gevalideerd binnen 5 werkdagen EN is er geen validatie door de werknemer binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 5 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker gevalideerd na meer dan 5 werkdagen, maar wel nog steeds binnen 10 werkdagen EN is er geen validatie door de werknemer binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch onmiddellijk gevalideerd.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 10 werkdagen EN is er een validatie door de werknemer binnen 5 werkdagen? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 10 werkdagen.
  • Heeft de gebruiker niet gevalideerd binnen 10 werkdagen EN is er geen validatie door werknemer? De prestatie wordt automatisch gevalideerd na 30 kalenderdagen.
    In dit geval krijgt de gebruiker een eerste herinneringsmail toegestuurd op kalenderdag 10 en een tweede op kalenderdag 20. 

Wat als de gebruiker na de eerste 10 werkdagen toch valideert? 

Als de gebruiker toch nog na de eerste 10 werkdagen valideert, zal de validatie van de prestatie meteen gebeuren. Bijvoorbeeld: de gebruiker valideert op kalenderdag 15, dan is de prestatie gevalideerd op kalenderdag 15.

Registratietermijn

Huishoudhulpen moeten een prestatie die wordt betaald met digitale dienstencheques nog dezelfde dag registreren. Als zij dit vergeten, kan u als erkende onderneming de prestatie op een later tijdstip registreren. Vanaf 1 juni 2025 is het verplicht om de prestatie binnen 1 maand na de prestatiedatum te registreren. Enkel in uitzonderlijke gevallen kan een prestatie opnieuw geregistreerd worden. Daarnaast blijven aanpassingen na de registratie nog mogelijk zolang de dienstencheques niet voor terugbetaling werden ingediend.

Job Tracker 2.0 

• Meldingen:
  Als uw werknemer de applicatie op zijn/haar telefoon heeft, ontvangt hij/zij een melding dat er een prestatie is die gevalideerd moet worden.
• Dashboard:
  Er wordt een nieuwe startpagina toegevoegd met de opties voor validatie of betwisting. Op deze manier kan uw werknemer gemakkelijk de prestaties die u hebt ingevoerd, valideren of betwisten. Deze handelingen moeten online gebeuren; de offline modus is niet beschikbaar voor deze functie.
• Geschiedenis:
  De prestaties worden in verschillende kleuren weergegeven, afhankelijk van hun status:
  • Blauw: prestaties ingevoerd
  • Geel: prestaties in afwachting
  • Oranje: prestaties te valideren
  • Groen: gevalideerde prestaties

Noodzakelijke acties:

• Klik op "Menu"
• Klik op "Mijn profiel"
• Klik op "E-mailadres wijzigen"
• • • • •  

Het blijft voor huishoudhulpen uiteraard nog steeds mogelijk om hun prestaties zelf te registreren.